"La experiencia es un grado" dice el refrán y es bastante acertado. Cuando un profesional de la Arquitectura o la Arquitectura Técnica finaliza su período de formación y debe enfrentarse por primera vez a los retos del mercado laboral, son muchas las dudas e inseguridades que pueden asaltarle.
Porque, aunque cuenta a su favor con los conocimientos y las herramientas técnicas necesarias para desarrollar su trabajo, la dinámica diaria le obligará a tener que tomar decisiones para las que no se sienta preparado: lidiar con presupuestos, fijar límites en obra o defender un criterio técnico, por ejemplo.
Sin embargo, esto no tiene por qué ser un problema. Las empresas valoran la experiencia, pero también la sinceridad, las ganas de aprender y una actitud proactiva frente a los desafíos. La experiencia es un grado, sí, pero no lo es todo.
Repasamos cinco puntos clave para mejorar la relación y la gestión de los clientes.
1) No intentes aparentar lo que no eres.
Intentar parecer un profesional veterano suele terminar mal. La verdadera confianza se transmite respondiendo con datos concretos y estando bien preparado.
Para ello:
- Prepara previamente la reunión. Repasa la documentación y plantéate posibles preguntas o dudas que te pueda plantear el cliente, así tendrás la respuesta lista. Es importante demostrar interés en el proyecto y un alto conocimiento del mismo.
- Si no sabes algo, no pasa nada por reconocerlo y ofrecerte a investigarlo. Si surge una duda técnica compleja en plena conversación, no improvises. Es mucho mejor ser sincero y aclarar al cliente que en ese momento no tienes todos los datos para darle una respuesta completa, pero que lo vas a investigar.
- Organiza tu proceso de trabajo. Plantea un calendario con las fases del trabajo a desarrollar. Contar con unos plazos claros y ordenados, transmite tranquilidad y seguridad al cliente.
2) Explica con claridad (y sinceridad) cómo se desarrollará el proyecto.
La mayoría de los roces en un proyecto no surgen por fallos de cálculo, sino por malentendidos. Quien te contrata no tiene porqué conocer la terminología técnica o los plazos administrativos. Es mejor dejar claro desde el principio cómo se va a llevar a cabo el trabajo y el tiempo y el dinero que puede conllevar hacerlo.
- Detalla el presupuesto al máximo, para evitar problemas más adelante.
- Plantea un calendario realista, donde se tengan en cuenta los procesos y los posibles problemas que puedan aparecer. Es mejor decirle a un cliente que vas a tardar cuatro meses en una obra, que prometer dos y que no lo puedas cumplir.
- Avisa antes de que ocurra: En reformas o intervenciones en edificios existentes, advierte por escrito que al demoler pueden aparecer vicios ocultos. Si el cliente sabe de antemano que es una posibilidad técnica habitual, lo entenderá como parte del proceso y no como un error tuyo.
Lo que se advierte antes de firmar es una información útil, si no, el cliente lo considerará fallo tuyo.
3) Dale valor económico real a tu trabajo.
Cobrar demasiado barato para conseguir los primeros encargos es una trampa. Atraerá a clientes que no valoran tu criterio técnico y te dejará sin margen para dedicarle al proyecto el tiempo que requiere.
Establece claros los hitos a cumplir y advierte al cliente de que los cambios realizados a mitad de proceso también llevan un coste añadido (que tendrás que detallar).
Y pide siempre una previsión de fondos Nunca empieces a trabajar sin un anticipo inicial (entre un 20% y un 30%). Vincula los siguientes cobros a entregables claros: borrador, presentación de la documentación en el colegio para su visado o inicio de la obra.
4) La comunicación es clave
Vivimos en un momento de interconexión que nos puede llevar a abrir demasiadas vías y diluir la información. ¿Nuestro consejo?
- Correo electrónico para los documentos clave o cuestiones esenciales.
- Teléfono para lo urgente (dudas rápidas del día a día)
- El Whatsapp solo para envío de fotos o recados. Los cambios del proyecto o modificaciones importantes es mejor negociarlas en persona y dejar constancia por escrito.
5) Aprende a marcar los límites
Aprender a decir que no es una de las habilidades más difíciles al empezar y, sin embargo, es clave. En ocasiones el cliente pedirá cambios imposibles o cuestiones que no estaban recogidas en el acuerdo. Hay que explicar con argumentos sólidos la posición del profesional, dejando claro su postura como técnico especializado.
Como en todo trabajo, las experiencias personales definirán la forma de relacionarse con los clientes, sin embargo, estas pequeñas pautas contribuirán a establecer una base sólida para el desarrollo del trabajo profesional.